Ziel
Erstelle aus [freigegebener Gesprächsquelle] ein Protokoll mit Themen, Entscheidungen, Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen. Kalendereinträge und Verteilung werden erst nach Prüfung freigegeben.
Vorbereitung
- Nutzen Sie nur eine rechtmäßig bereitgestellte Aufzeichnung oder ein autorisiertes Transkript.
- Informiere Beteiligte über Zweck, Verarbeitung, Zugriff und Aufbewahrung.
- Bewahre bei Audio ein Rohtranskript mit Zeitmarken als Beleg auf.
- Kläre, welche Fristen ausdrücklich genannt und welche nur abgeleitet wurden.
Ausgangsauftrag
Erstelle aus [Quelle, Datum] einen Protokollentwurf: besprochene Punkte, Entscheidungen und Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen. Belege unsichere Zuordnungen mit Zeitmarken und kennzeichne abgeleitete Fristen als vorläufig. Zeige Protokoll und geplante Kalendereinträge, bevor du etwas einträgst oder teilst.
Rechte und Freigaben
Leserecht auf die freigegebene Quelle und Schreibrecht für einen Entwurf. Kalendereinträge, Einladungen und Teilen im Team benötigen jeweils eine sichtbare menschliche Freigabe.
Abnahmekriterien
- Entscheidungen sind von Diskussionspunkten getrennt.
- Jede Aufgabe hat genau einen bestätigten Verantwortlichen.
- Fristen sind als genannt, abgeleitet oder offen markiert.
- Unsichere Namen, Zahlen und Verneinungen verweisen auf eine Zeitmarke.
- Kalenderaktionen und Empfängerkreis liegen als Vorschau vor.
Prüfen
Prüfen Sie zuerst auffällige Transkriptstellen, dann Aufgaben, Personen und Fristen gegen Aufnahme oder Erinnerung. Beziehen Sie Verfügbarkeit, Abhängigkeiten, Prüfzeit und Puffer ein, bevor eine Frist verbindlich wird.
Typische Fehler
- Hörfehler wandert vom Transkript in eine Aufgabe
- Aufgabe wird der falschen Person zugeordnet
- abgeleitete Frist erscheint wie eine Zusage
- Protokoll oder Kalendereintrag wird vor Zustimmung verteilt